Perché e come esportare i metadati degli articoli da OJS in DOAJ

DOAJ è il maggiore archivio mondiale di riviste ad accesso aperto e degli articoli che pubblicano.

Oltre a essere utilizzato per ricerche direttamente nel suo database, è incluso dentro molti indici consultati dai ricercatori, per esempio le knowledge base di Primo Central (ExLibris), di EDS (EBSCO) o Summon (Proquest), tra i più diffusi discovery tool.

Per una rivista OA è davvero importante essere inclusa in DOAJ!

Questo vuol dire che un ricercatore che utilizza il catalogo delle riviste messe a disposizione dal suo ateneo (per esempio RomaTre Discovery) avrà modo di recuperare in maniera del tutto trasparente articoli presenti in DOAJ.

DOAJ incoraggia da sempre gli editori a importare i metadati delle loro riviste presenti nel repertorio e ultimamente è diventato anche un criterio premiante per ricevere il Sigillo di DOAJ.

Purtroppo, DOAJ richiede di trasmettere i dati utilizzando file XML con una specifica DTD, cosa che rende in molti casi complicato esportare i dati nel formato corretto, anche se stanno lavorando per facilitare le cose.

Se, invece, stai utilizzando OJS, riuscirai a gestire in modo facile e veloce anche questa attività, ad alto valore aggiunto.

OJS è un software open source, sviluppato dal canadese PKP, che permette di creare e gestire riviste elettroniche.

Esportare i dati da OJS

L’amministratore della rivista può esportare i file XML per DOAJ dal menu “Import/Export” disponibile nella sua home page:

Journal Manager > Import/Export Data > DOAJ Export Plugin

Il plugin offre tre funzionalità: l’esportazione di elementi non registrati, quella di specifici articoli o interi fascicoli.

Seleziona fascicoli da OJS per l’export in DOAJ (credits: JLIS.it)

Procedi esportando un fascicolo alla volta: se hai più fascicoli da caricare, otterrai quindi diversi file XML.

Nell’export per fascioli, per esempio, il sistema mostra tutti i fascicoli pubblicati. L’export di un singolo elemento viene generato cliccando sul comando “Esporta”; selezionandone più di uno contemporaneamente, otterrai un export unico contenente gli articoli di diversi fascicoli: non ti consiglio di procedere in questo modo, poiché rischi di generare un file troppo grande perché poi tu possa correttamente importarlo in DOAJ.

Importare i dati in DOAJ

Caricare i metadati in DOAJ è una responsabilità dell’editore della rivista, che deve aver acesso al suo account (la Publisher Area).

L’editore può caricare i metadati degli articoli pubblicati in tutte e solo le riviste collegate al suo profilo; così come deve essere certo che i dati riportati in DOAJ siano aggiornati. A questo proposito, se non l’hai già fatto, ricorda di procedere alla reapplication della tua rivista con i nuovi criteri.

La differenza di ISSN farà fallire il caricamento.

Se devi aggiornare i dati di una rivista, o se hai problemi ad accedere al tuo account, puoi contattare direttamente il team di DOAJ: feedback[at]doaj[.]org.

Scegliendo la tab “Upload Article XML” vedrai la schermata per il caricamento dei file che hai ottenuto da OJS.

Schermata per il caricamento dei metadati in DOAJ.

Puoi caricare il file scegliendo manualmente la sua posizione all’interno del tuo computer (limite a 50 Mb) oppure indicare una URL (http oppure ftp) dove DOAJ andrà a scaricare il file (limite a 250 Mb). Se avrai scaricato ciascun fascicolo separatamente, potrai rapidamente caricare i file uno alla volta.

Una volta caricato, il file comparirà nella tabella con l’indicazione “File successfully uploaded – it will be processed shortly”. Entro 30 minuti partirà il processo di validazione e, a seconda dell’esito, vedrai il messaggio “processing failed” oppure “Successfully processed“.

Se l’upload avrà avuto successo, gli articoli saranno subito disponibili in DOAJ, mentre il sommario della rivista si aggiornerà durante la notte.

ToC di JLIS.it su DOAJ

Se invece l’upload è fallito, devi capire quale è il problema. Qui trovi l’indicazione degli errori più frequenti.

Man mano che avrai esportato i fascicoli, o meglio, dopo che li avrai caricati con successo in DOAJ, puoi tornare in OJS e cliccare sul comando “Segna come registrato”.

A regime questo ti permetterà di esportare rapidamente solo gli elementi non ancora registrati agendo sull’opzione “Esporta articoli non registrati” e quindi caricare solo quelli in DOAJ.

Come aggiornare i contenuti già in DOAJ

Se nel corso del tempo avrai aggiornato i metadati di qualche articolo, magari per correggere dei refusi, potrai aggiornare con semplicità anche i contenuti che hai già esportato in DOAJ.

Per farlo ti basterà tornare al plugi di Export per DOAJ e scegliere di registrare singoli articoli (oppure un fascicolo, se hai corretto molti articoli). Nella lista potrai selezionare l’articolo di cui hai modificato i metadati e procedere a un nuovo export, per poi ricaricarlo in DOAJ.

DOAJ verificherà se DOI e URL dell’articolo siano già presenti nel repertorio: se lo sono andrà ad aggiornare i dati invece che creare un nuovo record.

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